LU08c - Use Case beschreiben

Ein gut dokumentierter Business Use Case hilft Unternehmen, Prozesse gezielt zu optimieren, Anforderungen besser zu verstehen und digitale Lösungen effizienter zu implementieren.

Elemente eines Business Use Cases

Ziel des Use Cases

Welches geschäftliche Problem wird gelöst?
Welchen Mehrwert bietet der Use Case für das Unternehmen oder die Kunden?

Akteure (Actors)

Wer interagiert mit dem Prozess (z. B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, IT-Systeme)?

Ablaufbeschreibung

Schrittweise Darstellung der Interaktionen zwischen Akteuren und Systemen.
Alternativszenarien oder Ausnahmefälle, falls etwas nicht wie geplant läuft.

Ergebnis des Use Cases

Erwartetes Endergebnis bzw. geschäftlicher Nutzen (z. B. verbesserte Effizienz, höhere Kundenzufriedenheit).

Rahmenbedingungen und Annahmen

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit der Use Case erfolgreich umgesetzt werden kann?

Metriken und Erfolgskriterien

Wie wird der Erfolg des Business Use Cases gemessen (z. B. Umsatzsteigerung, Kosteneinsparungen, Prozessverbesserungen)?

Beispiel eines Business Use Cases

title	Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Unternehmen
goal	Reduzierung manueller Aufwände und Fehler in der Buchhaltung.
actors	Buchhaltungsmitarbeiter, Lieferanten, Rechnungsverarbeitungssystem.
main flow
	pre-conditions	Bestellung bei Lieferant mit elektronischem Rechnungsversand
		1. Lieferanten senden Rechnungen per E-Mail oder Upload.
		2. Ein OCR-System liest die Daten automatisch aus.
		3. Die Rechnungen werden validiert und an die Buchhaltung weitergeleitet.
		4. Nach Freigabe erfolgt die Zahlung.
	post-condition	Zahlung ist erfolgt.
alternate flow
	pre-conditions	Bestellung bei Lieferant mit Rechnungsversand per Briefpost
		1. Lieferanten senden Rechnungen per Briefpost.
		2. Mitarbeiter scannt die Rechnung.
		3. Ein OCR-System liest die Daten automatisch aus.
		4. Die Rechnungen werden validiert und an die Buchhaltung weitergeleitet.
		5. Nach Freigabe erfolgt die Zahlung.
	post-condition	Zahlung ist erfolgt.
Ergebnis	Schnellere Verarbeitung, geringere Fehlerquote, reduzierte Kosten.