Projektmanagement-Tools (PT) können sich positiv auf die Produktivität und Effektivität des Teams auswirken. PT's helfen Ihnen bei der Planung, Ausführung, Überwachung und der erfolgreichen Abwicklung Ihres nächsten Projekts.
Eine effektive Kommunikation ist für die Arbeit an Projekten essentiell. Aber wie genau kommuniziert man effektiv? Kommunikation funktioniert in beide Richtungen: Hier geht es um aktives Zuhören und um die Fähigkeit, dem Gegenüber Zahlen und Fakten, Wünsche oder Meinungen und sogar Besorgnis oder Zögern in aussagekräftiger Form mitzuteilen. Außerdem muss man die richtigen Fragen stellen und bei Bedarf um Rat fragen. Beim Projektmanagement ist Kommunikation nur dann erfolgreich, wenn sie zum Erfolg des gesamten Projekts beiträgt.
Laut einem Bericht des Project Management Institutes PMI ist der Unterschied von Unternehmen mit hocheffektiven Kommunikatoren und ihren wenig effektiven Pendants durch folgende Zahlen belegt: Die ursprünglich definierten Ziele wurden zu 80 bzw. 52 Prozent erreicht, 71 bzw. 37 Prozent aller Projekte wurden termingerecht abgeschlossen und im Budgetplan blieben 76 bzw. 48 Prozent. Damit wird die Bedeutung effektiver Kommunikation bei der Verwaltung und Ausführung von Projekten anschaulich dargelegt. Passende Software unterstützt einen der vielen Projektmanagement Vorteile: Die Kommunikation. Unterhaltungen im Arbeitskontext können als Thread gespeichert werden und sind dann jederzeit verfügbar. Heutzutage bearbeiten viele Unternehmen ihre Projekte mit geographisch weit verteilten Teams. Darum ist eine überall, jederzeit und von jedem Gerät aus erreichbare Social Collaboration Platform unverzichtbar, um alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand zu halten.
Viele verwenden bei der Bearbeitung ihrer Aufgaben Emails und persönliche Produktivitäts-Apps. Beide sind nützlich, aber bei der Zusammenarbeit und insbesondere bei abteilungsübergreifender mit mehreren Personen, erweisen sich nicht aufeinander abgestimmte Tools schnell als Stolpersteine. Denken Sie nur einmal daran, auf welchem Wege Informationen bei Ihnen eintreffen… Emails, Instant Messages, Telefonate, Notizzettel oder ein Stapel Akten, den der Kollege vorbeibringt. So erfordert das Auffinden relevanter Informationen eine Menge Zeit und Mühe. Doch hier sprechen wir nur von einer Person, die ihre Aufgabe erledigen möchte. Wie soll es dann erst dem Projektleiter ergehen? Beim Projektmanagement ergeben sich eine Unmenge Fragen, die alle beantwortet werden müssen:
Wenn die Antworten unsortiert und über verschiedene Medien bzw. Kanäle einströmen, kann der Papier- und Organisationsaufwand schnell überhand nehmen.
Eine gute Projektmanagement Software agiert wie ein zentraler Hub (Drehscheibe). Hier können die Beteiligten den Echtzeitstatus der Aufgaben sehen, die relevanten Dateien werden für alle zugänglich und immer aktuell an einem Ort aufbewahrt, der Projektfortschritt wird per Mausklick verfolgt, die Diskussions-Threads sind jederzeit verfügbar. Und all das in einer Lösung. Das spart eine Menge Zeit und Mühe und schafft so Raum für wertschaffende Aktivitäten.
Um sicherzustellen, dass Teams während des gesamten Projektlebenszyklus miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können, sind derartige Tools unerlässlich. Mit ihrer Hilfe sind Projektmanager nicht nur in der Lage, Ideen auszutauschen. Ebenfalls möglich sind Arbeitseinteilung und -zuweisung, Verfolgung von Aufgaben und Meilensteinfortschritte, Budgetplanung, Projektdetails und die Identifizierung von Risiken und Problemen. Webbasierte Projektmanagement-Lösung erlauben Projektleitern, „das Chaos zu ordnen“. Projekte werden erstellt und mit unternehmensinternen Teams, mit Kunden, Lieferanten, Auftragnehmern und Dritten geteilt.
Ziele und Meilensteine lassen sich am Computer, Tablet oder Smartphone planen und visualisieren, Aufgaben und Termine können festgelegt werden. Bestimmte PMT können Benutzer und Administratoren verwalten und bei Bedarf bestimmte Authentifizierungen konfigurieren.
Weitere Features sind Dashboards, Collaboration-Funktionen, Bug-Tracking, Budget-Management, Zeit- und Aufwandsverfolgung, Ressourcenverwaltung und Tests.
Dieses Video demonstriert das PMT Trello.
Dieses Video demonstriert Ihnen, wie Sie ein Trelloboard exportieren.