LU02d - Rollen in Projekten

Klare Rollenverteilung und die Festlegung von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung gehören zu einer effizienten Projektarbeit genauso wie die visuell eindeutige Struktur in einem Organigramm. In einem Projekt werden deshalb unterschiedliche Rollen definiert, die nachfolgend näher erklärt werden.

Grundsätzlich hat jede Person in einem Unternehmen die Möglichkeit, ein Projekt zu initialisieren bzw. einen Projektantrag zu schreiben und diesen einzureichen.

Beispiel: Bei der *MediaCH AG* wurde die Idee für ein betriebsinternes Trackingsystem für Produkte von einem Mitarbeiter im Lager eingereicht.

Mit dem Trackingsystem soll für die Logistikabteilung sofort ersichtlich sein, wo sich welche Produkte befinden. Diese könnten so schneller gefunden und an den Kunden versendet werden.

Alle eingereichten Projektanträge in einem grösseren Unternehmen werden zuerst durch ein Bewilligungsgremium (engl. *decision committee*) bearbeitet.

Das Bewilligungsgremium von grossen Unternehmen tagt periodisch (2- bis 4-mal im Jahr) und prüft alle eingehenden Projektanträge und entscheidet über deren Durchführung.

Da es in der Regel nicht möglich ist, alle gewünschten Projekte in einem Unternehmen durchzuführen, setzt das Bewilligungsgremium Prioritäten. Ausserdem werden abhängige oder sich überschneidende Projekte koordiniert.

Das Bewilligungsgremium bewilligt den Projektantrag und setzt einen Auftraggeber sowie ein Entscheidungsgremium ein.

Bei Kleinbetrieben werden Projektanträge oftmals ausschliesslich von der Geschäftsleitung geprüft und bewilligt.

• Entscheidung, welche Projekte innerhalb des Unternehmens ausgeführt werden
• Bestimmung des Auftraggebers und Entscheidungsgremiums für genehmigte Projekte

• Freigabe von Projekten und deren Budgets

• Bereinigung von Konflikten zwischen den verschiedenen Projekten
• Sicherstellen der strategischen Ausrichtung aller Projekte in einem Unternehmen

Eine wichtige Aufgabe des Bewilligungsgremiums ist es, einen Auftraggeber zu suchen.

Der Auftraggeber übernimmt die Kosten für das Projekt, zieht aber auch den grössten Nutzen aus dem Projektergebnis.

Wird kein Auftraggeber freiwillig gefunden, bezahlt niemand das Projekt. Somit könnte das Projekt auch nicht ausgeführt werden.

In einigen Fällen haben die Auftraggeber jedoch keine Wahl: Wird zum Beispiel ein Projekt aus rechtlichen Gründen erforderlich, können Auftraggeber auch bestimmt werden.

In der Regel wird der Projektantrag aus dem Fachbereich des Auftraggebers gestellt. Auch wenn dieser bereit ist, die kompletten Kosten zu übernehmen, unterliegt die Entscheidung, ob das Projekt durchgeführt wird, dem Bewilligungsgremium.

Beispiel: Bei der *MediaCH AG* ist der Auftraggeber der Lagerleiter, der ebenfalls die Kompetenz hat, das entsprechende Budget zu sprechen. Dem Lagermitarbeiter (also dem ursprünglichen Antragsteller) fehlt diese Kompetenz.

Das Entscheidungsgremium (auch *„Lenkungsausschuss“* oder *„Steering Committee“*) setzt sich aus leitenden Mitarbeitern der wesentlich betroffenen Abteilungen zusammen und entscheidet über die Organisation des Projektes.

Ebenfalls bestimmt das Entscheidungsgremium den Projektleiter und die Projektmitarbeiter.

Das Entscheidungsgremium überwacht und kontrolliert die Projektergebnisse und handelt bei Abweichungen. Es ist somit aus Sicht des Projekts eine wichtige Entscheidungsinstanz.

Beispiel: Bei der *MediaCH AG* ist der Auftraggeber (also der Lagerleiter – nicht der Lagermitarbeiter als ursprünglicher Antragsteller) im Entscheidungsgremium. Ebenfalls dabei sind die Abteilungsleiter vom Ein- und Verkauf, da diese Abteilungen ebenfalls von der Änderung (neues Trackingsystem) betroffen sind.

Als Projektleiterin wird bspw. zu 100 % Anja Sommer bestimmt. Neben vielen anderen Projektmitarbeitern wird Lee Durrer für 2 Wochen à 50 % zugeteilt.

Der/die Projektleiter:in ist verantwortlich für die fristgerechte Bereitstellung und für die Qualität der im Projektauftrag geforderten Leistungen im Rahmen des festgelegten Budgets.

Mit anderen Worten muss der Projektleiter das magische Dreieck erfüllen:

• Zeit
• Kosten
• Qualität

Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt sehr stark vom Projektleiter/von der Projektleiterin ab.

Die projektleitende Person motiviert die Projektmitarbeiter und erstellt eine Planung der einzelnen Arbeitstätigkeiten, die er/sie gezielt den richtigen Ressourcen zuweist.

• Definieren und Initialisieren des Projektes in Zusammenarbeit mit dem Entscheidungsgremium, Auftraggeber und den Projektmitarbeitern
• Einteilen des Projektes in Arbeitspakete
• Zuteilung der Arbeitspakete an die Projektmitarbeiter
• Koordination der Ergebnisse der Arbeitspakete

• Delegieren der Projektaufgaben
• Kontrolle und Steuerung aller Projektaufgaben
• Verwaltung sämtlicher freigegebener Ressourcen

• Erreichen der Ziele des Auftraggebers (Zeit, Kosten, Qualität)

Projektmitarbeiter realisieren (koordiniert durch den Projektleiter) die Aufgaben ihrer Arbeitspakete.

Je nach Form der Delegation planen und steuern die Projektmitarbeiter ihre Arbeitspakete weitgehend selbstständig. Bei Problemen kann die Projektleitung Unterstützung bieten.

• Mitarbeit am Projekt
• Ausführen von Arbeitspaketen
• Ausarbeiten von Lösungen

• Ausarbeitung eigener Lösungen im Rahmen des Arbeitspakets

• Selbstständige Ausführung des Arbeitspakets innerhalb der vorgegebenen Zeit

In vielen Projekten wird spezielles Fachwissen benötigt. Beispielsweise müssen rechtliche Abklärungen getroffen werden, die durch die Rechtsabteilung beantwortet werden. Solche Abteilungen stehen organisatorisch anderen Abteilungen oder Projekten mit ihren Diensten zur Verfügung und übernehmen für ihren Fachbereich die Verantwortung.