LU05b - Tagesgeschäft und Projektarbeit

Jedes Unternehmen besitzt ein Kerngeschäft, das anhand der angebotenen Produkte und Dienstleistungen ersichtlich ist. Die interne Organisation, die Abläufe (Geschäftsprozesse) und damit die tägliche Arbeit sind auf die optimale Abwicklung dieses Kerngeschäfts ausgerichtet und die Mehrzahl der Mitarbeitenden arbeitet in eingespielten Routinetätigkeiten. Wir bezeichnen dies als das Tagesgeschäft.

Beispiele

Das Kerngeschäft der Nestle ist es, Nahrungsmittel zu produzieren und zu verteilen.
Das Kerngeschäft von Swisscom ist es, Dienstleistungen in der Telekommunikation anzubieten.
Das Kerngeschäft der SBB ist es, Bahninfrastruktur und Dienstleistungen im Personen und Güterverkehr bereitzustellen.

Ausserhalb des Kerngeschäfts bzw. neben den damit verbundenen Routinetätigkeiten sieht sich ein Unternehmen oft mit «Sonderaufgaben» konfrontiert.

Beispiele

Ein Bauunternehmer möchte die eigenen Immobilien professionell verwalten.
Ein regionaler Telekommunikationsanbieter möchte den Service «Internet-Fernsehen» anbieten.

Um solche Aufgaben zu erfüllen, sind die bestehenden Strukturen bzw. die eingespielten Arbeitsabläufe der „Linienorganisation“ ungeeignet. Vielmehr muss dafür eine Projektorganisation aufgebaut werden. Von einem Projekt wird also typischerweise dann gesprochen, wenn eine grössere Aufgabe ausserhalb des Tagesgeschäfts in einer Projektorganisation bearbeitet wird.

Abbildung 1: Gliederung der Aufgaben im Unternehmen

Wie Sie in der obigen Grafik sehen können, muss innerhalb der Sonderaufgaben eine Grenze definiert werden, ab wann sie als Projekt gelten. Diese Grenze ist nötig, weil für Projekte eigene Durchführungsregeln gelten und es sich nicht lohnt, für jede kleinere Arbeit ein eigenes Projekt zu starten. In der Regel werden diese Grenzen durch den geschätzten Aufwand und/oder durch die geschätzten Kosten definiert.

Beispiel

Eine Kunstgalerie definiert Sonderaufgaben als Projekt, wenn der geschätzte Aufwand mehr als 15 Personentage beträgt oder die Kosten auf mehr als 5‘000,- veranschlagt werden.

Für die Organisation einer Vernissage wird mit einem Aufwand von 1.5 Tagen und mit Kosten von ca. CHF 500,- gerechnet. Folglich handelt es sich bei dieser Aufgabe nicht um ein Projekt, sondern um eine Kleinaufgabe, die ohne Formalismus erledigt werden kann.
Der Aufwand für den Aufbau eines Online-Shops zur Vermarktung der Kunstwerke über das Internet wird auf 25 Tage und die Kosten auf ca. CHF 25‘000,- geschätzt. Diese Aufgabe sollte demnach im Rahmen eines Projektes bearbeitet und gelöst werden.

Sie kennen nun also folgende grundlegende Voraussetzungen, um ein Projekt zu starten:

Die Aufgabe ist keine Routinetätigkeit.
Die Aufgabe hat einen bestimmten Umfang bzw. eine definierte Grösse.

Weil Projekte aus den Strukturen und Abläufen des regulären Tagesgeschäfts herausfallen, folgen sie eigenen Regeln. In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen Tagesgeschäft und Projektarbeit unter verschiedenen Aspekten verdeutlicht.

Aspekt	Tagesgeschäft	Projektarbeit
Abläufe	Aufgaben, Ergebnisse, Entscheidungen sind vorgegeben.	Kreativität ist absolut notwendig, da es bei der Lösungswahl einen Gestaltungsspielraum gibt.
Aufgaben	Fachlicher Inhalt und Vorgehen sind gleich bleibend und durch einen Prozess definiert.	Jeweils andere Aufgabenstellung mit angepasster Vorgehensweise.
Entscheidungen	Entscheidungen nur im Rahmen der Prozessausführung, meistens anhand definierter Kriterien.	Entscheidungen von grosser Tragweite (Lösungswahl), Entscheidungskriterien müssen jeweils neu erarbeitet werden.
Ergebnisse	Ergebnisse sind prozess- und geschäftsfallbezogen.	Ergebnis des Projekts (Produkt) prägt Unternehmen für längere Zeit.
Methoden	Die Art der Ausführung einer Aufgabe ist meistens vorgegeben.	Arbeitstechniken und Modellierung müssen ausgewählt und richtig eingesetzt werden.
Strukturen	Ausgeführt in der definierten. dauerhafte Linienorganisation.	Ausgeführt durch eine zeitweise bestehende Projektorganisation mit Personen aus der Linie.
Ziele und Rahmenbedingungen	Zielsetzungen an operative Prozesse werden meistens nicht konkret formuliert und auch nicht überwacht.	Wesentliche Rahmenbedingungen und Zielsetzungen (Kosten, Termine) liegen vor und sind für jedes Projekt anders.

Wie Sie erkennen, werden an die Projektarbeit andere Anforderungen gestellt als an das Tagesgeschäft. Entsprechend haben Projekte einen eigenen Charakter und folgen eigenen Gesetzmässigkeiten. Typischerweise werden im Rahmen von Projekten Innovationen und Veränderungen vorbereitet und umgesetzt. Gut geführte Unternehmen, die sich laufend weiterentwickeln, befinden sich daher in einem stetigen organisatorischen Wandel und weisen einen ausgewogenen Mix zwischen Tagesgeschäft und Projektarbeit auf.